Gesellschaft für Archivierung
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ScanFile V9
ScanFile ist eine flexible und stabile Plattform, um Ihre Dokumente abzuspeichern, zu indizieren und zu suchen.
ScanFile unterstützt fast alle handelsüblichen Schwarz/Weiß- und Farb-Scanner. Für den Umgang mit elektronischen Dokumenten wie Word- oder Excel-Dateien gibt es zahlreiche Funktionen. Darüber hinaus können Sie dank der Integration von Microsoft Office diese direkt aus ScanFile starten.
Clever: ScanFile wurde modular entwickelt, so dass Sie nur die Bausteine anschaffen müssen, die Sie auch wirklich brauchen. Der modulare Aufbau geht aber nicht zu Lasten der Ergonomie: Sie erledigen alle Aufgaben aus derselben Anwendung heraus.
Funktionsdetails
Hier eine Übersicht weiterer ScanFile-Funktionen:
■ Flexibles Dokumentenablagesystem
■ Umfassende Sicherheit
■ Unterstützung von Schwarz/Weiß- und Farbscanner
■ Aufbewahrungssteuerung
■ Index- & Dokumentenimport
■ Persönliche Trefferliste
■ "Senden an..." Funktionen in MS-Office Applikationen
■ Indeximport
■ Dokumentenimport
■ Schlagworte
■ Indizieren durch Textkürzel
■ Memos für Dokumente
■ Anmerkungen / Notizen
■ TIFFWriter
Optionale Moduldetails
Mit diesen Modulen kann ScanFile erweitert werden:
■ Bibliotheken
■ Barcodeerkennung
■ OCR
■ Formularerkennung
■ Aktivitätenreport
■ Document Routing
■ COLD (Computer Output in LaserDisk)
■ Virtual Network Printer (VNP)
FileDirector
Sichere 3-Schicht-Architektur verhindert direkten Zugang von außen auf Ihr Heiligtum - Ihre Daten!!
Schicht 1 - Microsoft SQL-Server oder Oracle-Datenbanken
Schicht 2 - FileDirector Server (Business-Logic)
Schicht 3 - Web-Client (WIN-Client, Frontend oder SDK) als Zugriffsmedium
Vorteil
Keine direkte Verbindung der User-Interfaces zu den Datenbeständen, Manipulation der Daten ist also ausgeschlossen. Es können über die Datenbankschnittstellen hochverfügbare Cluster-Lösungen realisiert werden.
Die Sicherheit ist in allen Dokumenten-Management-Lösungen immens wichtig – folglich steuert FileDirector sämtliche Zugriffsberechtigungen auf Dokumente, Änderungen, Fristensteuerung, automatisches Sichern von Dokumenten und E-Mails.
Das Erfassen von Informationen geht mit FileDirector sehr schnell von der Hand. Durch die Zusammenarbeit mit den meisten digitalen Eingabegeräten und den vordefinierbaren Scanprofilen war das Scannen nie einfacher. Dank der Integration von Microsoft Office in FileDirector archivieren Sie und Ihre Mitarbeiter mit nur einem Mausklick Dokumente, Tabellen und E-Mails.
Das Indizieren und Einsortieren der Dokumente passiert manuell oder über OCR (Optical Charakter Recognition)-Zonen auf dem Dokument, über Volltext oder Barcodes. Indexdaten können von anderen Datenbanken oder Dateien importiert oder automatisch beim Import sowie beim Erfassen übernommen werden.
Die Suche von Dokumenten ist denkbar simpel: Per Volltextsuche finden Sie Worte oder auch ganze Sätze, die sich im Inhalt des Dokumentes befinden. Um das Dokument anzuzeigen, genügt ein Doppelklick – auch wenn die betreffende Anwendung, mit der das Dokument erzeugt wurde, gar nicht installiert ist. FileDirector unterstützt mehr als 200 unterschiedliche Dateiformate. Man kann leicht durch die Seiten blättern, Miniaturbilder der Seiten zur Voransicht anzeigen lassen und jede vorherige Version aufrufen, wenn etwas geändert wurde. Auch mehrere Dokumente können geöffnet und gleichzeitig angesehen werden.
Das Prozessmanagement sendet Dokumente durch vordefinierte Prozesse an Benutzer, wobei jeder Benutzer Aktionen, wie beispielsweise Bestätigungen, auslösen muss. Ein ideales Werkzeug für Anwendungen wie die Rechnungsabwicklung.
Bis zu 128 Server unterstützt FileDirector. Dabei ist es egal, ob die Maschinen in einem Büro arbeiten oder quer über den Erdball verteilt sind.
Das Speichern ist kein Problem für FileDirector. Durch den Zugriff auf Datenbanken wie Microsoft SQL® oder Oracle® verwaltet FileDirector problemlos Millionen von Datensätzen und Dokumenten.
Funktionen
Dank seines immensen Funktionsumfangs löst FileDirector Ihre heutigen und auch die zukünftigen Anforderungen. Einfache Handhabung, Skalierbarkeit und erweiterte Komponenten wie das Prozessmanagement und die SAP-Anbindung machen FileDirector zum perfekten Partner für Unternehmen jeglicher Größe.
Highlights:
■ Microsoft SQL oder Oracle Datenbank
■ Active Directory/LDAP-basierte Sicherheit
■ Flexible und gleichzeitig mächtige Rechteverwaltung
■ Windows- & Browser Clients
■ Unterstützt eine Vielzahl von Scannern
■ ImagePrinter
■ COLD
■ Serverbasierte ODBC-Verbindungen
■ Zusätzliche Kontrolle durch das Ein- und Auschecken von Dokumenten
■ Revisionen von Dokumenten
■ Online/Offline-Einsatz
■ Integriertes, dokumentiertes SDK
■ MailStore (Automatischer E-Mail-Speicher)
■ Codeless Connector
■ OCR-Erfassung samt Formularerkennung
■ Prozessmanagement
■ Freiformerkennung
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Datenerfassungsdetails
Microsoft-Office-Integration
FileDirector integriert sich nahtlos in die Office-Produkte von Microsoft® wie Word®, Excel® oder Outlook®. Gleichzeitig spielt die Software auch mit dem Windows Explorer zusammen, so dass alle häufig genutzten Windows-Funktionen mit dem FileDirector interagieren können.
Per Mausklick schickt der Anwender beliebige Dokumente an den FileDirector. Soll das Dokument gleich indiziert werden, können Informationen wie der Dateiname oder das Erstellungsdatum der Datei automatisch übernommen werden. Auf Wunsch kann natürlich auch der Inhalt des Dokuments per Volltextauswertung indiziert werden.
In Microsoft Outlook archivierte E-Mails können vollautomatisch mit den vorhandenen Informationen wie beispielsweise dem Empfänger, Absender oder Betreff der Nachrichten indiziert werden. Auch der Inhalt der E-Mails und sogar von deren Anhängen (Attachments) kann in den Volltextindex einfließen.
KONTAKT ZUM Kundendienst
VMS mbH
Blumenhaller Weg 86
49078 Osnabrück
Telefon: 0541/76019895
Telefax: 0541/76019897
eMail: info@vms-archiv.com
