DocuWare erfüllt alle Voraussetzungen für die Integration in bestehende IT-Umgebungen und unterstützt die in Büros und unternehmensweiten Systemen üblichen Standards und Arbeitsverfahren.

 

Zusätzliche Records-Management-Funktionen gewährleisten einen sicheren, gesteuerten und protokollierten Zugriff auf Dokumente und Inhalte. Erweitert um Workflow-Funktionalitäten, Webzugriff und universelle Integrationsfunktionen bietet DocuWare alle Elemente, die Sie für ein effizientes Enterprise Content Management benötigen.

 

Power-User schätzen den Funktionsumfang, Anwender und Administratoren die niedrigen Kosten sowie die Benutzerfreundlichkeit.

 

Das Grundprinzip von DocuWare basiert auf der gewohnten Büroumgebung und den bekannten Arbeitsabläufen. Dokumente werden zunächst in elektronischen Briefkörben gesammelt, die dem Posteingang auf Ihrem Schreibtisch ähneln. Dann bearbeiten Sie sie wie gewohnt – Sie sortieren die Dokumente, heften sie bei Bedarf zusammen und fügen Notizen, Kommentare, Signaturen oder Stempel hinzu.

 

Aus den Briefkörben heraus werden die Dokumente dann in digitalen Archiven abgelegt. Die Archive bilden den sogenannten Dokumenten-Pool. Es steht Ihnen frei, wie viele Archive Sie erstellen möchten und wie diese organisiert sind – Sie entscheiden, was für Ihre Firma sinnvoll ist. Durch die leistungsfähigen Index-Funktionen werden alle Dokumentarten immer am richtigen Ort archiviert.

 

Papierdokumente

Briefe, Rechnungen, Berichte, Zeichnungen, Notizen und andere ausgedruckte oder handgeschriebene Dokumente können über beinahe alle Arten von Scannern importiert werden. DocuWare verfügt über eine Vielzahl praktischer Kontrollfunktionen, um einfache Workstation-Geräte bis hin zu Hochleistungs-Scannern anzusteuern. Ebenso werden Netzwerkscanner und Multifunktionsgeräte (MFG) direkt und ohne Zusatzsoftware in das DocuWare-System eingebunden.

 

Nach dem Scannen liegen die Dokumente in den DocuWare-Briefkörben zur weiteren Bearbeitung oder für die Ablage in den Archiven bereit. Optional kann ein Zusatzmodul eingesetzt werden, um beim Scannen die Daten über OCR (Texterkennung) oder Barcode-Erfassung direkt aus dem Dokument auszulesen. Anschließend werden die Dokumente anhand der ausgelesenen Daten automatisch kategorisiert, indexiert und im Archiv abgelegt.

 

MS-Office-, CAD- und andere Dateien

DocuWare stellt mehrere Möglichkeiten zum Import von Dateien zur Verfügung. Durch Verschieben mit Drag & Drop oder über das Import-Menü gelangen sie in die DocuWare-Briefkörbe. DocuWare kann auch Ordner im Dateiverzeichnis überwachen, um große Dateimengen automatisch in Briefkörbe oder direkt in Archive zu importieren.

 

Der DocuWare Client steht in einem Browser zur Speicherung und Verarbeitung von Dokumenten verfügbar. DocuWare stellt zudem eine alternative, bequeme Arbeitsweise über die direkte Integration in den Windows Explorer bereit. Bei der Verwendung des Windows Explorer Client wird ein DocuWare-Ordner innerhalb des Microsoft-Dateiverzeichnisses angezeigt. Dieser Ordner enthält die Archive. Dokumente oder ganze Verzeichnisse können aus dem Windows Explorer per Drag & Drop abgelegt werden; dabei wird jede Datei automatisch indexiert. Die Integration ermöglicht es aber auch, Dokumente direkt aus Windowsanwendungen über den Befehl „Speichern unter“ zu archivieren.

 

Dateiinformationen wie Dateigröße, -erweiterung oder das Datum der letzten Änderung sind zur Kategorisierung und Indexierung verwendbar. Sie wählen einfach aus, ob Sie die Dateien automatisch oder manuell mit zusätzlichen Informationen speichern möchten. Benutzerdefinierte Ablagefunktionen können Sie mühelos mit dem DocuWare Software Developer Kit (SDK) hinzufügen.

 

DocuWare importiert Dateien im Originalformat und zeigt sie entweder im integrierten, universellen DocuWare-Anzeigeprogramm (Viewer) an oder in der Anwendung, in der sie erstellt wurden.

 

Archivieren während des Druckvorgangs

Wählen Sie den DocuWare Printer einfach aus dem Dialogfeld „Drucken“ Ihrer Anwendung. Während des Druckens erstellt er eine exakte Kopie des Dokuments und legt sie im DocuWare-Archiv ab. Bei Standarddokumenten, etwa Ausgangsrechnungen, Angeboten oder Kostenvoranschlägen, werden Indexbegriffe direkt aus dem Dokument ausgelesen und die Dokumente damit vollautomatisch archiviert.

 

Massenbelege und Altbestände

Über universelle Funktionen und Schnittstellen kann DocuWare in jede kaufmännische Lösung integriert werden. Selbsterstellte Belege wie Ausgangsrechnungen, Journale und andere Listen archiviert DocuWare vollautomatisch. DocuWare importiert den Druckdatenstrom des Windows-Betriebssystems über den DocuWare Printer. Die Druckdaten werden in Einzeldokumente zerlegt, kategorisiert, indexiert und archiviert. Optional hinterlegt DocuWare Formulare oder Briefbögen. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, mit den Druckdaten im Bedarfsfall eine Kopie des ursprünglichen Dokuments zu erstellen.

 

Altbestände oder Daten, die aufgrund gesetzlicher Vorgaben archiviert werden müssen, importiert DocuWare automatisch. Werden die Daten später vom Ursprungssystem oder von Auswertungsprogrammen erneut benötigt, exportiert sie DocuWare mit den Original-Dateinamen in ihrem Ursprungsformat.

 

E-Mail

Die Dokumentation eines Geschäftsvorgangs enthält auch die Dokumentation von E-Mails. DocuWare kann E-Mails aus Microsoft Outlook/Exchange und IMAP-E-Mail-Anbietern wie Gmail entweder automatisch oder nach Bestätigung bzw. Korrektur des Anwenders importieren und ablegen. E-Mails lassen sich gemeinsam mit anderen Dokumentarten zum gleichen Thema und nach den gleichen Kriterien sortiert archivieren. DocuWare verwendet den Absender, Empfänger, Datum, Betreff und weitere E-Mail-Informationen zur automatischen Indexierung und ergänzt sogar Unternehmens- und persönliche Daten aus Adressbüchern und anderen Datenbeständen.

 

 

DocuWare ist in drei Server-Versionen verfügbar:

 

1. Der DocuWare BUSINESS Server ist eine Einstiegslösung für kleine Unternehmen mit nur einem Server, an einer Betriebsstätte und ohne Bedarf an Zusatzmodulen oder größeren Archiven. Zusatzmodule sind nicht verfügbar.

 

2. Der DocuWare PROFESSIONAL Server ist eine flexible Lösung für mittelgroße Unternehmen und bietet eine Endbenutzer-Organisation pro DocuWare-System, unbegrenzte Archivgrößen und Synchronisation von Archiven an verschiedenen Produktionsstandorten (zusätzliche Serverlizenz für jeden Standort erforderlich). Zusatzmodule erweitern den Funktionsumfang.

 

3. Der DocuWare ENTERPRISE Server ist eine skalierbare Lösung für große Unternehmen, unterstützt eine unbegrenzte Anzahl an Organisationen innerhalb desselben DocuWare-Systems und stellt Lastverteilung, Clustering, Verschlüsselung von Dokumentdaten und eine Verbindung zu externen Speicherlösungen bereit. Zusatzmodule erweitern den Funktionsumfang.

Client-Lizenzen für Benutzer in einem System können im Concurrent-Modell (d. h. Lizenzierung einer Anzahl von Benutzern, die gleichzeitig im System angemeldet sind) oder im Named-Modell (d. h. Lizenzierung einer Anzahl von Computern, die mit dem System verbunden sind) erworben werden. Eine Concurrent-Lizenz kann in zwei Named-Lizenzen umgewandelt werden.

 

 

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